Consulting et stratégie en organisation d’entreprise
Fan de Gestion vous accompagne dans la définition, la clarification et la mise en œuvre de votre stratégie d’entreprise.
Connaissez-vous ces problématiques en tant que dirigeant d’entreprise ?
La gestion administrative et commerciale de votre entreprise manque d’efficacité. Vous avez des outils inadaptés ou peu efficaces, qui ne vous permettent pas de régler l’administratif aussi vite que vous aimeriez.
La gestion de votre trésorerie, de votre comptabilité et de vos obligations déclaratives vous prend trop de temps. Vous prenez du retard dans la réalisation des projets et des objectifs liés à votre cœur de métier.
Vous avez des projets à mettre en œuvre (déménagement, changement d’adresse du siège social, changement de statut juridique, gestion des archives papier, restructuration, nouvelle organisation interne, etc.) et vous avez besoin d’un accompagnement stratégique à court ou moyen terme pour réaliser ces actions.
La gestion administrative du personnel et le suivi RH des salariés vous demandent trop de temps. Vous êtes noyé sous les démarches à effectuer et les interlocuteurs à contacter. La gestion crée du stress qui s’ajoute à celui de vos responsabilités. Les retards et les oublis dans vos obligations RH vous pénalisent.
Les prestations de consulting et stratégie en entreprise de Fan de Gestion
Les assistantes de gestion externalisées de Fan de Gestion sont à vos côtés. Elles mettent en place les solutions dont vous avez besoin :
- Mise en place d’un tableau de bord financier prévisionnel et réel.
- Co-création de méthodes de pilotage opérationnel de votre gestion administrative et financière.
- Installation d’un système de suivi des achats et des ventes.
- Tableau de suivi de projet et de temps. L’objectif est de mieux visualiser où va votre temps, pour mieux vendre et rentabiliser. Avec ce tableau, vous connaissez le temps réellement passé, les dépenses engagées et la marge dégagée pour chaque projet.
- Tableau de bord des recettes et dépenses par rapport à votre bilan prévisionnel. Vous suivez vos flux de trésorerie en temps réel, vous ajustez votre pilotage avec votre comptable, vous anticipez vos besoins et vos marges. Avec ce tableau, vous rapprochez votre activité réelle et votre stratégie.
- Logigramme des responsabilités. Avec ce diagramme, vous voyez clairement qui fait quoi (les relances clients, le classement, la gestion des paiements, etc.) Le rôle de chacun est clarifié, les zones floues disparaissent.
- Accompagnement au recrutement de votre premier salarié : évaluation du coût de l’embauche, contact avec un cabinet social pour la prise en compte de l’arrivée du nouveau collaborateur, contact avec un cabinet d’avocats spécialisé en droit du travail pour établir le contrat de travail, création des documents obligatoires (DUERP, DUE), adhésion aux organismes obligatoires.
- Co-construction des documents obligatoires au recrutement d’un premier salarié : DUE, DUERP, registre du personnel.
Vous préférez recruter une personne en interne pour le suivi des salariés ? Nous vous accompagnons aussi dans le recrutement de la bonne personne pour assurer cette fonction.
Les bénéfices pour votre entreprise
Vous mettez en place un plan d’action adapté à vos ressources pour réaliser les tâches administratives et comptables plus facilement.
Vous redéfinissez les priorités essentielles à une organisation efficace et rentable, avec l’aide d’un regard extérieur dédié à l’optimisation de votre organisation.
En période de changement, de transition ou de recrutement, vous êtes accompagné par des experts de l’opérationnel et de la structuration.
Ils font confiance à Fan de Gestion
Fan de Gestion, c’est 40 % de gain de temps sur votre gestion administrative et votre suivi de trésorerie.
Consulting et stratégie en entreprise : Foire Aux Questions
Combien de temps l’entreprise doit-elle garder ses documents administratifs ?
Les obligations en matière d’archivage administratif dépendent du type de document.
- 10 ans : factures, bilans, comptabilité
- 5 ans : contrats commerciaux
- 3 ans : registres RH
- Jusqu’à 50 ans : AT/MP, certains documents sociaux.
Un archivage non conforme peut entraîner des sanctions ou le rejet de vos justificatifs. Fan de Gestion vous aide à mettre en place un archivage simple et sécurisé.
Une entreprise doit-elle conserver ses factures ?
Oui, la loi impose une durée de conservation minimale de 10 ans pour toutes les factures émises ou reçues, qu’elles soient électroniques ou papier. Cela vaut à la fois pour des raisons comptables, fiscales, et en cas de litige commercial.
Vous devez garantir :
- L’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité des documents
- Un classement logique permettant une recherche rapide
- Une protection contre les pertes ou destructions (sauvegardes, GED sécurisée)
- Le respect des formats légaux pour les versions électroniques (ex. : PDF/A, signature qualifiée)
Ne pas conserver une facture correctement peut entraîner des sanctions fiscales, le rejet de charges, voire des requalifications en cas de contrôle. Fan de Gestion vous aide à mettre en place un archivage conforme.
Quelles sont les données concernées par le RGPD ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) s’applique à toute entreprise traitant des données personnelles, même en interne. Cela concerne :
- Les fiches des salariés
- Les fichiers clients et fournisseurs
- Les candidatures et entretiens d’embauche
- Les données collectées via des formulaires en ligne
- Les échanges d’emails professionnels contenant des informations personnelles
Vous devez mettre en place :
- Un registre des traitements
- Une politique de conservation des données
- Des procédures de sécurité informatique (mots de passe, sauvegardes…)
- Une information claire aux personnes concernées sur leurs droits
En cas de non-conformité, la CNIL peut émettre des avertissements, sanctions ou amendes (jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial). Fan de Gestion vous aide à faire le point sur votre méthode RGPD.
Puis-je faire ma comptabilité seul.e ?
Oui, c’est possible légalement, notamment pour les entrepreneurs individuels ou les très petites structures. Mais attention : la comptabilité ne se limite pas à enregistrer des recettes et des dépenses. Il faut aussi :
- Maîtriser les règles fiscales et sociales (TVA, IS, cotisations…)
- Comprendre les écritures d’inventaire, d’amortissement, de provisions
- Savoir établir une liasse fiscale ou un bilan comptable
- Suivre les obligations liées à la facturation électronique
- Interpréter ses résultats pour piloter efficacement
Une erreur ou un oubli peuvent entraîner des conséquences lourdes : redressement fiscal, retard de paiement, mauvaise évaluation des charges, ou pilotage biaisé. Fan de Gestion détermine avec vous ce qui peut être internalisé et ce qui peut être délégué.
Le registre du personnel est-il obligatoire ?
Oui, le registre du personnel est obligatoire, dès le 1er salarié. Il doit comporter : identité, date d’entrée, contrat, poste, nationalité, etc. Il peut être numérique à condition d’être horodaté et inviolable. En cas d’absence ou d’erreur, des sanctions de l’URSSAF sont possibles et vous pouvez être suspecté de travail dissimulé. Fan de Gestion apporte des conseils pratiques et fournit un modèle de registre du personnel conforme.
Doit-on remettre un contrat écrit à ses salariés ?
Oui, c’est fortement recommandé, même si pour un CDI à temps plein, le contrat écrit n’est pas juridiquement obligatoire. Toutefois, en pratique, l’absence de contrat peut entraîner des litiges ou une requalification défavorable pour l’employeur. Un contrat écrit est un outil de protection pour les deux parties, il précise les conditions d’embauche, les missions, la rémunération, etc. Fan de Gestion vous oriente vers les bons interlocuteurs pour qu’ils vous aident à rédiger un contrat clair, conforme et personnalisé. Nous avons un réseau d’experts à votre service.
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est-elle obligatoire ?
Oui. La DPAE doit être transmise à l’URSSAF avant le début d’activité du salarié. Elle permet également l’affiliation à la médecine du travail.
À noter : la prévoyance n’est obligatoire que pour les cadres, tandis que le contrat collectif santé (mutuelle) est obligatoire pour tous les salariés. L’oubli entraîne des sanctions pouvant atteindre 1 500 €. Fan de Gestion vous aide à intégrer cette démarche dans vos processus RH.
L’entretien professionnel est-il obligatoire ?
Oui, l’entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans pour chaque salarié, et au retour de certaines absences. Il ne remplace pas l’entretien annuel d’évaluation. En cas de non-réalisation, l’employeur peut être sanctionné, notamment par un abondement du CPF de 3 000 € par salarié uniquement si l’entreprise de plus de 50 salariés ne respecte pas ses obligations sur 6 ans. Fan de Gestion fournit un kit d’entretien professionnel prêt à l’emploi.
Faut-il faire signer les bulletins de paie ?
La remise du bulletin de paie est obligatoire pour chaque salarié et à chaque paie. Il n’est pas nécessaire de le faire signer, mais l’employeur doit pouvoir prouver qu’il a bien remis le document. Plusieurs options sont possibles :
- Remise en main propre (avec accusé de réception conseillé),
- Envoi postal (lettre simple ou recommandée),
- Transmission par voie électronique via un coffre-fort numérique sécurisé (avec le consentement du salarié),
- Dépôt sur un portail salarié conforme aux exigences du Code du travail. Le bulletin doit rester accessible pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié s’il est transmis par voie électronique.
En cas de litige, l’absence de preuve de remise peut être préjudiciable à l’employeur. Avec Fan de Gestion, choisissez la méthode la plus simple, conforme à la législation et adaptée à votre organisation.